Om een boeking te maken, is het belangrijk om de website goed door te nemen en niet alleen alle details over de reis, maar ook alle informatie over de doelgroep, onze manier van begeleiden, de annuleringsvoorwaarden en andere belangrijke zaken te lezen. Al deze informatie is te vinden op de website en kan misverstanden en teleurstellingen voorkomen. Als je vragen hebt of twijfelt, bel ons dan voor telefonisch overleg, wat snel duidelijkheid kan geven.

Aanmelden voor een reis

Een boeking kan worden gedaan door middel van het insturen van het aanmeldingsformulier, zoals hieronder omschreven. Telefonisch kan wel een voorlopige reservering worden gemaakt.

1. Om je aan te melden voor een reis, ga je naar de website en klik je op “Aanmelden” en vervolgens op het “Aanmeldformulier”. Kies de reis waaraan je wilt deelnemen, vul je persoonlijke gegevens in en klik op “Verzenden”. Na het klikken op de knop ontvang je een bevestiging van je aanvraag per mail van Olke Bolke Ruiterkampen en wordt er een optie voor 3 weken op jouw naam gezet. We sturen je vervolgens het aanmeldingspakket voor de door jou gekozen reis toe. Lees alles aandachtig door en vul het aanmeldingsformulier en het persoonlijk inschrijfformulier zorgvuldig in. Voeg eventuele bijlagen en een kopie van je ID-bewijs of paspoort toe en onderteken het aanmeldingsformulier. Als je niet tekenbevoegd bent, moet er ook een handtekening van een tweede persoon bij die wel tekenbevoegd is. Zonder handtekening is er geen boeking mogelijk.
2. Stuur het aanmeldingsformulier, het persoonlijk inschrijfformulier en eventuele bijlagen voor het einde van de optietermijn naar Olke Bolke Ruiterkampen op. Je kunt alles ook digitaal per mail aanleveren.

We gaan vertrouwelijk om met de door jou verstrekte gegevens. Op onze privacypagina kun je lezen hoe we hiermee omgaan.

• Het is belangrijk om het aanmeldings- en persoonlijk inschrijfformulier volledig en naar waarheid in te vullen. Het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige gegevens kan resulteren in uitsluiting van deelnemers, ook tijdens de reis. Geef daarom zoveel mogelijk inzicht in je gedrag en karakter, zodat we dat kunnen bespreken met het begeleidersteam en onze begeleiding kunnen aanpassen aan jouw wensen om onnodige misverstanden tijdens de reis te voorkomen.
• Tijdens de reis houden we ons aan de afspraken die op je persoonlijk inschrijfformulier staan, bijvoorbeeld als er is aangegeven dat wij geld of medicatie moeten beheren, of als er is ingevuld dat je niet alleen op stap mag (of juist wel). Vul daarom je persoonlijk inschrijfformulier correct en volledig in om frustraties of misverstanden tijdens de reis te voorkomen. Het is belangrijk om niets te verzwijgen, zodat onze begeleiders zich aan deze afspraken kunnen houden, zowel tegenover jou als tegenover je ouders of begeleiders thuis.
• Door het aanmeldingsformulier te ondertekenen, geef je aan op de hoogte te zijn van en akkoord te gaan met onze manier van begeleiding en met de algemene voorwaarden van Olke Bolke Ruiterkampen, de reisvoorwaarden van de VvKR en de STO Garant regeling.
• Als je bijlagen hebt, zoals betreffende medicatie, behandelplan of diagnoses, stuur deze dan meteen mee bij je inschrijving en niet vlak voor of bij vertrek. We zijn blij met handvatten over hoe er thuis wordt omgegaan met bepaalde situaties en karakters.
• Daarom raden we aan om bij je inschrijving zoveel mogelijk relevante informatie te verstrekken, zodat we je tijdens de reis optimaal kunnen ondersteunen. Mocht er tijdens de reis toch nog nieuwe informatie of veranderingen zijn, geef deze dan zo snel mogelijk aan ons door.
• Het is belangrijk dat we een goed beeld hebben van je situatie, zodat we de reis hierop kunnen afstemmen en eventuele risico’s kunnen vermijden. Door ons te voorzien van alle relevante informatie, kunnen we er samen voor zorgen dat je een aangename en veilige reis hebt

Als je nog vragen hebt over het inschrijfformulier of de informatie die we nodig hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We helpen je graag verder.

Bijlage

Stuur bij inschrijving direct eventuele bijlagen mee, zoals bijvoorbeeld betreffende medicatie, behandelplan en diagnoses. Wij zijn erg blij met handvatten over hoe er thuis wordt omgegaan met bepaalde situaties en karakters. Niet vlak voor of bij vertrek!

Wat nu na het invullen, ondertekenen en opsturen van het aanmeldingspakket?

Na ontvangst van jouw aanmeldingspakket zullen we de ingevulde formulieren eerst bekijken. Bij twijfel of als een formulier niet volledig of onduidelijk is, zullen wij eerst met je bellen voordat wij tot boeken overgaan.

De factuur als bevestiging van de boeking

Binnen 10 werkdagen na ontvangst van het aanmeldingspakket ontvang je de factuur als bevestiging van de boeking. Je ontvangt slechts één factuur.

Betalingen van de reissom

Nadat je de factuur hebt ontvangen, ontvang je per e-mail een uitnodiging met een gebruikersnaam en een wachtwoord van STO Garant. Na inloggen op hun beveiligde site en bevestiging van de uitnodiging kun je direct overgaan tot betaling. Op de factuur staan mogelijke deelbetalingen met vervaldata vermeld. Het volledige bedrag dient 8 weken voor vertrek op de rekening van STO Garant te staan. Als dit niet het geval is, behoudt Olke Bolke Ruiterkampen zich het recht voor om de geboekte reis te annuleren, waarbij de annuleringsvoorwaarden worden toegepast.

Aanvulling

In geval van faillissement zal STO Garant nooit meer kosten maken dan de betaalde reissom. Eventuele klachten of claims over jouw reis staan los van deze betaalmethode. Je kunt de transactie te allen tijde tot betalen stopzetten. STO Garant zal dan kijken of de reden voor stopzetting te maken heeft met (dreigend) faillissement van Olke Bolke Ruiterkampen. Onze annuleringsvoorwaarden zijn bij deze manier van betalen gewoon van toepassing. STO Garant is geen geschillencommissie. De bijdrage van de kosten van de reisgarantie bij STO Garant is opgenomen in de reissom.

Kennismakingsdag

Ieder jaar wordt in mei een kennismakingsdag georganiseerd door Olke Bolke Ruiterkampen. Deze vindt plaats in Alverna (Wijchen). Iedere reiziger ontvangt hiervoor t.z.t. een persoonlijke uitnodiging met het programma van de middag. Op deze dag komen vooral de vakantiegangers die voor de eerste keer met ons meegaan.

Reisboekje

Het reisboekje wordt uiterlijk 4 weken voor aanvang van de reis toegezonden. Hierin staan de afspraken over aankomst- en vertrektijden, belangrijke adressen en telefoonnummers, een lijst van alle deelnemers met contactgegevens en andere belangrijke informatie over de reis.

Het is belangrijk om het reisboekje goed door te nemen en alle informatie te bekijken om goed voorbereid op reis te gaan. Mocht je nog vragen hebben over de informatie in het reisboekje, dan kan je altijd contact opnemen met Olke Bolke Ruiterkampen.

Op de dag van vertrek dien je op tijd aanwezig te zijn op de afgesproken locatie. Het kan handig zijn om ruim van tevoren te vertrekken, zodat je eventuele vertragingen onderweg kunt opvangen.

Tijdens de reis zal er altijd een ervaren begeleider aanwezig zijn om je te helpen bij eventuele vragen of problemen. Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat jouw vakantie bij Olke Bolke Ruiterkampen een onvergetelijke ervaring wordt.

Mocht er tijdens de reis toch iets niet helemaal naar wens zijn, dan horen wij dat graag zo snel mogelijk zodat we kunnen proberen het probleem op te lossen. Wij streven ernaar om alle problemen ter plekke op te lossen, maar mocht dit niet mogelijk zijn, dan zullen wij ons uiterste best doen om een passende oplossing te vinden.

Wij willen er ook op wijzen dat veiligheid bij ons hoog in het vaandel staat. Tijdens de reis worden er duidelijke instructies gegeven over het omgaan met de paarden en het rijden op de verschillende locaties. Wij verwachten van alle deelnemers dat zij deze instructies opvolgen, zodat iedereen veilig en onbezorgd kan genieten van de paardrijtochten.

Wij kijken ernaar uit om jou te verwelkomen bij Olke Bolke Ruiterkampen en samen met jou en de andere deelnemers een fantastische paardrijvakantie te beleven!